Von Visualisierung zu Interaktion

Mit Eingabefunktionen interaktiv in Power BI arbeiten

Power BI ist eines der leistungsfähigsten Tools, wenn wir von der Visualisierung und Analyse von Daten sprechen. Doch sobald es um aktive Dateneingabe, etwa für Forecasts, Notizen oder Planwerte, geht, stößt man schnell an Grenzen. Wir zeigen in diesem Blogartikel, welche Ansätze es gibt, um Power BI um Eingabemöglichkeiten zu erweitern.

In vielen Unternehmen sollen nicht nur Daten analysiert, sondern auch direkt im Bericht eingegeben oder verändert werden: Prognosen, Vertriebsplanungen, Kommentare oder Statusmeldungen. Die Anforderungen reichen von einfachen Textkommentaren bis hin zu komplexen Planungsanwendungen.

Power BI wurde in erster Linie als Visualisierungstool konzipiert und nicht für die direkte Dateneingabe. Eine native Funktion zur Eingabe oder Speicherung von Daten ist nicht vorgesehen. Zwar ermöglicht Power BI interaktive Visualisierungen, jedoch lassen sich damit keine dauerhaften Benutzereingaben vornehmen. Wer in Bereichen wie Controlling, Finance oder Sales Operations mit Plandaten, Forecasts oder Kommentaren arbeiten möchte, muss also kreativ werden oder auf zusätzliche Tools setzen.

Vier Lösungswege für Eingaben und Planung in Power BI

Wir haben vier Tools unter die Lupe genommen, mit denen Daten direkt in Power BI eingegeben werden können: Aimplan, Power Apps, Retool und Microsoft Fabric. Doch welches Tool ist für welchen Anwendungsfall wirklich geeignet?

Entscheidend ist nicht nur die technische Integration, sondern auch der jeweilige Use Case, der Reifegrad der Organisation, das vorhandene IT-Setup und die erwartete Komplexität der Anwendung. Während manche Lösungen ideal für schnelles Feedback oder einfache Korrekturen sind, eignen sich andere für tiefgreifende Planungsprozesse mit mehreren Beteiligten, Rollen und Logikschichten.

Der folgende Vergleich bringt die wichtigsten Merkmale auf den Punkt – damit du schnell einschätzen kannst, welche Lösung in welchem Kontext sinnvoll ist.

1. Aimplan – Planung direkt in Power BI

Aimplan schließt gezielt die Lücke, die Power BI von Haus aus offenlässt: interaktive Planung und Dateneingabe innerhalb des Berichts, ohne externe Tools oder Brüche in der Nutzererfahrung. Als spezialisiertes Add-on wurde Aimplan dafür entwickelt, Eingaben, Forecasting und Budgetprozesse nativ in Power BI abzubilden. Die Integration ist so nahtlos, dass Nutzer kaum wahrnehmen, dass es sich um ein Drittanbieter-Tool handelt.

Die Besonderheit: Eingabemasken werden direkt im Bericht dargestellt und lassen sich wie ein Visual verwenden. Alle Eingaben, von Zahlenwerten über Kommentare bis hin zu Planungsentscheidungen, werden in Echtzeit mit einer zugrunde liegenden Datenbank (z. B. SQL oder Azure) synchronisiert. Das ermöglicht nicht nur schnelle Reaktionen, sondern auch strukturiertes, mehrstufiges Planen mit Versionierung, Berechtigungen und Kommentierung.

Typische Einsatzszenarien:

• Jahresplanung auf Kostenstellenebene
• Rollierende Forecasts im Controlling
• Absatzplanung in Vertriebseinheiten
• Simulationen und “Was-wäre-wenn-Szenarien” auf Abteilungs- oder Mandantenebene

Vorteile:

• Nahtlose Integration in Power BI: Eingaben direkt im Bericht, dadurch kein Medienbruch und kein Frontend-Wechsel
• Unterstützung für klassische Planungsprozesse, inklusive Workflow, Berechtigungen, Versionen
• Niedrige Einstiegshürde, dadurch geeignet für Fachabteilungen ohne IT-Hintergrund
• Speziell für Controlling- und Finanzabteilungen konzipiert

Nachteile:

• Drittanbieter-Lösung: Prüfung durch Datenschutz, IT-Governance und Einkauf erforderlich
• Lizenzkosten zusätzlich zu Power BI (modellabhängig)

Aimplan ist derzeit eine der leistungsfähigsten Lösungen, wenn es um strukturierte Planung direkt in Power BI geht. Besonders im Controlling und Finanzbereich, wo planbare Werte, Freigaben und iterative Forecasts zum Alltag gehören, bietet Aimplan genau das, was native Power-BI-Visuals nicht leisten können. Aimplan schafft die Grundlage für eine durchgängig digitale Planung – sei es in Budgetierungsrunden, bei Abweichungsanalysen oder dezentralen Eingabeprozessen – und das direkt im Bericht, wo die Daten ohnehin analysiert werden.

2. Power Apps – pragmatische Lösung im Microsoft-Ökosystem

Power Apps ist in vielen Unternehmen bereits Bestandteil der Microsoft 365-Lizenz, wird aber oft nicht aktiv genutzt. Dabei bietet es eine einfache Möglichkeit, interaktive Formulare direkt in Power BI-Berichte einzubinden. Diese Integration eignet sich besonders gut für einfache Eingaben, wie Kommentare, Statusmeldungen oder kleinere Planwert-Anpassungen.

Der große Vorteil: Nutzer und Nutzerinnen bleiben im Bericht, ohne in ein separates Tool wechseln zu müssen. Power Apps übernimmt die Eingabe, Power BI bleibt das visuelle Frontend. Die Daten können an Systeme wie SharePoint, Dataverse oder SQL-Datenbanken übergeben werden und stehen dort für weitere Prozesse zur Verfügung.

In einem Controlling-Dashboard, das die aktuellen Forecast-Zahlen einer Abteilung visualisiert, kann die zuständige Führungskraft beispielsweise direkt im Bericht Korrekturwerte eingeben oder einen kurzen Kommentar zur Abweichung hinterlassen. Die Eingaben werden im Hintergrund gespeichert und stehen unmittelbar für weitere Verarbeitungsschritte zur Verfügung, wie etwa zur Prüfung durch das zentrale Controlling oder zur späteren Freigabe. So entfällt der Umweg über E-Mails oder Excel-Dateien, und der gesamte Prozess bleibt durchgängig digital innerhalb der Power BI-Umgebung.

Vorteile:

• Power Apps ist häufig bereits lizenziert, zusätzliche Kosten entfallen
• Die Integration in Power BI funktioniert reibungslos über ein eingebettetes Visual
• Schnelle Entwicklung, ideal für erste Prototypen oder kleinere Anwendungsfälle
• Nutzer arbeiten in einer gewohnten Microsoft-Umgebung

Nachteile:

• Eingeschränkte gestalterische Möglichkeiten, optisch oft formularlastig
• Nicht geeignet für komplexe Planung mit Szenarien, Versionierung oder Berechnungslogik
• Begrenzte Skalierbarkeit bei großen Datenmengen
• Abhängigkeit von der angebundenen Datenquelle (z. B. SharePoint oder Dataverse)

Power Apps ist eine solide Lösung für einfache, aber strukturierte Eingaben innerhalb von Power BI. Besonders im Reporting oder Controlling eignet sich das Tool gut für Kommentierung, Statusfreigaben oder Rückmeldungen zu Zahlen. Es überzeugt dort, wo kein vollwertiges Planungssystem notwendig ist, aber ein schneller und integrierter Weg zur Dateneingabe gesucht wird.

3. Retool – maximale Freiheit, maximale Komplexität

Retool ist eine leistungsstarke Low-Code-Plattform zur Entwicklung eigener Web-Apps, von einfachen Formularen bis hin zu komplexen Workflows mit Freigabestufen, Validierungen und Business-Logik. Die Stärke von Retool liegt in der hohen Flexibilität, mit der sich ganz individuelle Eingabeszenarien realisieren lassen.

Ein typischer Use Case: Die Finanzabteilung möchte eine mehrstufige Genehmigungsstrecke für Budgetfreigaben, die auf verschiedenen Datenquellen basiert (SQL, SharePoint, Salesforce). In Power BI wäre das nicht abbildbar – in Retool hingegen schon.

Vorteile:

• Komplett individuell anpassbar: UI, Datenmodell, Logik, Rollen
• Breite API-Unterstützung und Datenbank-Konnektoren (REST, SQL, SAP, etc.)
• Ideal für Workflows mit komplexer Entscheidungslogik oder Berechnungen
• Gutes Zusammenspiel mit Power BI als Reporting-Frontend (z. B. via Shared Database)

Nachteile:

• Kein echtes Power BI-Embedding: zwei separate Oberflächen
• Entwicklungsaufwand (Low-Code ≠ No-Code)
• Hosting & Wartung in Eigenverantwortung
• Lizenzkosten, insbesondere bei wachsender Nutzerzahl

Retool lohnt sich, wenn Standardlösungen nicht ausreichen, z. B. für komplexe Freigabeprozesse, individuelle Planungslogik oder crossfunktionale Anwendungen. Allerdings ist es ein Tool für techaffine Unternehmen mit interner Bereitschaft zur Weiterentwicklung.

4. Microsoft Fabric – Data Input Preview und Data Activator in Preview

Mit Microsoft Fabric betritt Microsoft konsequent neues Terrain: ein vollständig integriertes Daten-Ökosystem, das BI, Data Engineering, Data Science, Echtzeitverarbeitung und Automatisierung vereint. Ziel ist es, sämtliche Datenprozesse von der Quelle bis zum Insight auf einer Plattform zu konsolidieren – mit Power BI als visuellem Frontend.

Ein besonders spannendes Feature für interaktive Berichte ist dabei der neue „Data Input“, der aktuell in der Preview-Phase getestet wird. Dieses Feature ermöglicht es, einfache Eingabemasken direkt in Power BI zu integrieren. Nutzer und Nutzerinnen können damit bestimmte Werte, etwa Zahlen oder Zustände, direkt im Bericht ändern, speichern und als Trigger für weitere Prozesse nutzen.

Ein typisches Beispiel: In einem Finanzstatusreport kann eine Fachabteilung per Klick die Priorität einer Maßnahme verändern oder eine Ampelfarbe manuell setzen, ohne den Bericht zu verlassen.

Vorteile:

• Nahtlose Integration in die Microsoft-Welt (Power BI, Power Platform, Azure) ohne Drittanbieter
• Einheitliches Rechte- und Governance-Modell, kein Medienbruch
• Zukünftige Erweiterbarkeit durch Automatisierung, z. B. über Data Activator für eventbasiertes Handeln

Nachteile:

• Noch im Preview-Status: eingeschränkter Funktionsumfang, eingeschränkte Verfügbarkeit
• Nicht flächendeckend ausgerollt: vor allem in klassischen Enterprise-Tenants oft nicht aktivierbar
• (Noch) nicht geeignet für komplexe Planungsszenarien, etwa rollierende Forecasts, Top-Down-Allokationen oder konsolidierte Budgetierung

Die neue Data-Input-Funktion in Microsoft Fabric ist ein vielversprechender Schritt in Richtung interaktiver Berichte, besonders für einfache Rückmeldemechanismen oder manuelle Priorisierungen. Für umfassende Planungsprozesse im Controlling oder Finanzbereich reicht die Funktionalität aktuell allerdings noch nicht aus.

Dennoch lohnt es sich, die Entwicklung im Blick zu behalten, besonders für Unternehmen, die ohnehin strategisch auf Fabric setzen und ein einheitliches Daten- und BI-Ökosystem anstreben. Als Baustein für Prototypen oder als Ergänzung zur Automatisierung ist Data Input bereits heute interessant.

Welches Eingabetool ist das Richtige?

Wer in Power BI mehr will als reine Analyse, braucht zusätzliche Lösungen für Dateneingabe und Planung. Jede der vier Optionen hat ihre Stärken.

Aimplan ist ideal für klassische Planungsszenarien im Controlling und überzeugt durch nahtlose Integration.‍

Power Apps ist die schnell umsetzbare, kosteneffiziente Lösung für einfache Eingaben wie Kommentare oder Statusmeldungen.

Retool eignet sich für individuelle, technisch anspruchsvolle Anwendungen mit hoher Flexibilität.

Microsoft Fabric bietet erste Möglichkeiten zur Interaktion im Bericht, ist aber noch nicht reif für komplexe Planungsanforderungen.

Je nach Use Case, IT-Setup und Komplexitätsgrad lässt sich so die passende Erweiterung finden, damit Power BI zum aktiven Steuerungsinstrument wird.