Julia Weiss von Steiff über Strategiearbeit mit Daten und Teddybären

"Strategien alleine sind Papiertiger."

Nach dem Umstieg in die Cloud sieht sich der Kuscheltierspezialist Steiff mit neuen datenstrategischen Fragen konfrontiert. Als Senior Data Analyst kümmert sich Julia Weiss um die praxisorientierte Planung und Umsetzung technologischer Komponenten in dem zukunftsorientierten Traditionsunternehmen.

Julia, Teddybären und Daten – wie passt das zusammen?

Sehr gut! Jedes professionell betriebene Geschäft wird mit Hilfe von Daten geplant und gesteuert. Tatsächlich machen wir über die Margarete Steiff GmbH neben Plüschtieren und Spielzeug auch Mode für Kinder und Babys. Zu unserem Konzern gehört außerdem das Unternehmen AIGO-TEC. Als Automobilzulieferer stellen wir Ventile für Reifendruckkontrolle her. In all diesen Bereichen spielen Daten eine wichtige Rolle für uns.

Jetzt frage ich mich, wie Teddys und Ventile zusammenpassen.

Steiff war schon immer ein Familienunternehmen. Nachdem Margarete Steiff ihren kreativen Lieblingsneffen Ende des 19. Jahrhunderts in das Unternehmen holte, entwickelte dieser nach dem 1. Weltkrieg ein Ventilkegel, brachte es zur Serienreife und belieferte schließlich die deutsche Reifenindustrie. Heute bedient die AIGO-TEC weltweit Kunden aus der Automobil- und Industriebranche.

Unterscheidet sich die Bedeutung von Daten in diesen Bereichen?

Es spielt keine Rolle, ob du Teddybären baust und verkaufst oder Sicherheitsbauteile. Auf einer Meta-Ebene
sind die generellen Anforderungen ähnlich. Mit Steiff kümmern wir uns sicher um eine sehr sympathische Marke mit Kuschelfaktor, aber wir müssen auch Zahlen und Fakten liefern. Da kommen die Daten ins Spiel. Wir sind in allen Bereichen professionell aufgestellt und wollen datengetrieben entscheiden.

Seit wann ist das Thema Daten in euren Unternehmen präsent?

Ich selbst bin seit 2019 in der Steiff-Gruppe tätig. Als ich als Performance-Analyst im Bereich digitaler Webshop angefangen habe, war das Bewusstsein für die Bedeutung von Daten zwar vorhanden, aber es fehlten noch einige Werkzeuge, die man aus größeren Konzernen gewohnt ist. Es wurde noch sehr viel mit Excel gearbeitet und das Thema war noch gar nicht zentral verortet.

Die letzten fünf Jahre sind sicher eine Zeitspanne, in der das Data Driven Business in vielen deutschen
Unternehmen enorm an Bedeutung gewonnen hat.

So auch bei uns. Besonders in den letzten zwei, drei Jahren haben wir auf moderne Strukturen umgestellt. Natürlich kämpfen wir als mittelständisches Unternehmen mit den üblichen Hürden, wie zum Beispiel Budget-Fragen. Auch Personal mit Data Know-how zu finden ist nicht einfach, zumal an unserem etwas abgelegenen Standort.

Mittlerweile bist du Senior Data Analyst.

Seit vorletztem Jahr, richtig. Das ganze Datenprojekt wurde in die IT und somit in die Holding geholt. Der Bedarf in den Fachabteilungen wurde gesehen und organisatorisch war schnell klar, das muss oben aufgehängt werden, denn Dateninitiativen funktionieren nur mit dem Rückenwind der Geschäftsführung. So wird nicht nur hier und da ein Use Case gestartet, sondern wir können zentral schauen und überlegen, was wir im Großen bewegen können. Eins der ersten Themen damals war die Cloud. Für die Kollegen in der IT waren das neue Herausforderungen, die wir in dem neuen Setting gut bewältigen konnten.

Wann kam das Thema Datenstrategie zum ersten Mal auf?

Wir verfolgen eine IT-Strategie für die Steiff-Gruppe. Den Bedarf eines Datenstrategieprojekts haben wir in der Vergangenheit erkannt und in der Folge auch realisiert. Erste Projekte realisierten wir bereits im Betrieb 4.0, zum Beispiel MES-Datenanbindungen, um den Prozess der Warenherstellung vom Rohmaterial zum fertigen Produkt überwachen zu können. Wir wollen es schaffen, dass die Maschine datenbasiert entscheidet, aber dafür müssen wir diese Daten erst einmal vollumfassend anzapfen können. Das bedeutet, Basics zu schaffen, ein Auffanglager für Daten zu haben und diese ordnen zu können.

„Ein Leuchtturmprojekt zu haben, ist wichtig.“

Welche Anwendungsszenarien seht ihr künftig?

Durch die Zusammenarbeit mit taod haben wir gelernt, dass wir Use Case getriebener arbeiten müssen, und nicht einen einzigen Big Bang im Blick haben sollten. Ein Leuchtturmprojekt zu haben, ist wichtig.

Da ist es von Vorteil, dass du als Data Expert in der IT verortet bist.

Ja, so sehen wir das ganze Thema noch einmal differenzierter. Wir erkennen, dass wir eine geeignete Datenarchitektur parat haben müssen, an die wir immer weiter anbauen können. Das ist manchmal auch die Herausforderung: das technische Verständnis im Hintergrund zu haben und das Bewusstsein für die technologische Bedeutung im Datenkontext unternehmensweit zu wecken.

Weil Technologie und Strategie eng miteinander verzahnt sind.

Natürlich. Wenn auf Zukunftskonferenzen zum Beispiel vom 360-Grad-Customer gesprochen wird, ist das eine tolle Vision. Doch dafür müssen wir erst einmal die geeigneten Daten heranziehen können, so weit sind wir unter Umständen noch nicht. Wir sind nur mit Daten am Markt relevant, das ist allen klar. Den Weg dahin müssen wir eben konsequent gehen.

„Wir sind nur mit Daten am Markt relevant.“

Was genau heißt es für euch, nur mit Daten am Markt relevant zu sein?

Daten sind auch in Zukunft eine strategische Ressource und vor allem auch in der IT ein Thema. Es wird keine Strategie geben, in der man nicht auch Daten und Technologie braucht. Auch für uns als ein Unternehmen, das Plüschtiere herstellt. Frank Rheinboldt, CEO der Margarete Steiff GmbH, hat das, wie ich finde, einmal sehr plakativ formuliert: Mit einem Handy kann man nicht kuscheln. Klar, man kuschelt mit Teddybären, weil sie einen emotionalen Wert haben. Aber wie bleiben wir auf Dauer relevant? Wie erreichen wir Zielgruppen, die künftig weniger stationär kaufen? Über welche Touchpoints? Wir müssen Schwerpunkte setzen, um bekannter zu werden und zu internationalisieren. Wir müssen uns fragen: Wie bleiben wir mit dem Wissen, das wir einfach durch Daten und Fakten generieren und darauf basierend entscheiden können, auch nachhaltig als Unternehmen bestehen?

‍Welche Rolle sollen Daten bei Steiff in der Zukunft spielen? Wird der Teddy digitaler?

Wir führen unser Geschäft in den verschiedenen Sparten schon seit jeher daten- und faktenorientiert. Verbesserungen lassen sich nur erzielen, sofern die KPIs messbar sind. Nur, was ich messen kann, kann ich gestalten und verbessern. Bei uns dreht sich also zunächst einmal alles um die weitere Digitalisierung von Prozessen. Des Weiteren verfolgen wir klassische Themen der Kundenansprache, die zielgruppengerechter und moderner werden soll. Die Kidults, also junge Erwachsene zwischen 15 und 40 Jahren, möchten wir noch intensiver für unsere Marke begeistern. Dabei helfen uns Daten.

Du hast eben Leuchtturmprojekte erwähnt, die wichtig sind, um den großen Big Bang in Use Cases runterzubrechen. Wann wurde euch klar, dass ihr dafür eine konkrete Datenstrategie benötigt?

Wir hatten damals mit einem Proof of Concept gestartet, um zu schauen, ob der Cloud-Anbieter mit seinen Produkten, in unserem Fall Microsoft, zu uns passt. Das Angebot ist ja riesig, von Snowflake über AWS bis hin zu Azure. Wir hatten ein Projektteam, aber wussten noch nicht, welche Ressourcen wir freimachen mussten. Wir wollten herausfinden, was so ein Use Case wirklich braucht. Damit wir nach einem Piloten nachhaltig weitermachen können, müssen wir Voraussetzungen klären und unsere eigenen Best Practices erarbeiten. Die Frage war, wie wir solche Projekte mit unseren mittelständischen Bedürfnissen so umsetzen, dass wir das im Administrativen später gut managen können.

„Wie würde der Plan in der Schublade aussehen?“

Auf dieser Grundlage hatten sich vermutlich jede Menge Themen angehäuft, die ihr perspektivisch weiterdenken wolltet. Wie war eure Erwartung an die Strategiearbeit?

Wir waren auf der Suche nach einem Partner, der uns als verlängerter Arm unterstützt. Wir wollten Hands-on lernen, aber auch Themen komplett abgeben können. Uns war wichtig zu wissen, wie wir den Use Case der einen Tochter auf konzernweite Projekte anwenden können. Wie würde der Plan in der Schublade aussehen, den wir rausholen, um im neuen Use Case ein schnelles Setup aufbauen zu können? Wie denken wir auch das Konstrukt in der Cloud für die zweite Tochter architektonisch weiter? Es mangelt nicht an Use Cases, sondern an Struktur und Priorisierung. Innerhalb des Data Strategy Frameworks von taod haben wir alle diese Punkte besprochen, sind in die Tiefe gegangen und haben uns überlegt, wie wir uns zukunftssicher aufstellen können.

Wie sieht diese Strategiearbeit ganz praktisch aus?

Für die Workshop-Arbeit setzten wir Miro ein. Die Methodik hat mir super gefallen. Zwischendrin gab es immer wieder Theorie-Input von taod, das war wertvoll. Wir hatten viel Zeit uns Gedanken über unseren Bedarf zu machen und diese zu schärfen.

Standen neben Architektur und Skalierung noch weitere Themen im Fokus?

Wir haben das Thema Governance besprochen. Außerdem sehr wichtig war zu überlegen, welche Rollen es in dem ganzen Prozess gibt. Was macht eigentlich ein Data Engineer versus Data Analyst versus Projektleitung? Was müssen wir für Skills mitbringen? Wenn jemand aus den Fachbereichen auf uns zukommt uns sagt: Ich hätte gerne ein Dashboard von euch, dann entstehen ganz viele Fragen: Welche Datentabellen habt ihr in welchem Quellsystem, welches Feld braucht ihr wo und warum und so weiter. Mit dem Data Use Case Canvas von taod haben wir erarbeitet, wie wir im Kernteam zusammenarbeiten und wie die IT mit den Fachbereichen kommuniziert. Das war sehr wertvoll.

Wie sieht deine Rolle aus?

Als Projektleitung bin ich Ansprechpartnerin für alle Use Cases, die an uns herangetragen werden. Möchte das Controlling zum Beispiel einen neuen Kostenstellenbericht, versuchen wir unter Verwendung des Data Use Case Canvas gemeinsam mit der Fachabteilung so viele Infos wie möglich einzutreiben, wir challengen das. Dann gehen wir auf taod zu, stellen euch den Use Case vor und bekommen eine Aufwandsschätzung. Manchmal haben wir auch Themen, für die es noch keinen goldenen Weg gibt. Dafür setzen wir Workshops ein. In Zukunft möchten wir vor allem technologisch noch immer weiter dazulernen und die Kollegen in den Fachbereichen trainieren.

Um sie auf ein Selfservice-Level zu heben?

Das wäre die Langzeitperspektive, aber realistisch wird das sicher noch einige Zeit dauern. Wenn Kollegen derzeit selbst Dashboards bauen, gibt es einen durch uns eng begleiteten Review-Prozess.

Man merkt, wie wichtig für euch das Thema Skills und Enablement der Mitarbeiter bereits im Strategieprojekt war.

Die Fähigkeiten unserer Mitarbeiter spielen eine sehr große Rolle, denn people make it happen. Strategien alleine sind Papiertiger. Es kommt auf die Umsetzung in der vorgesehenen Zeit an.

Wie wirkt die Strategie jetzt in eurem Alltag?

Unsere Arbeitsweise und das, was wir uns in der Theorie überlegt hatten, wurden durch die ausgearbeitete Strategie unterstützt. Und mehr noch: das Projekt hat Strukturen formalisiert, die wir heute in der Datenpraxis leben. Was uns darüber hinaus sehr geholfen hat, waren die Handlungsempfehlungen. Vor allem in Bezug auf architektonische Themen in der Cloud kam heraus, welche Anpassungen für uns noch wichtig und auch kosteneffizient sind, um Wildwuchs und damit teure Nachrüstung zu vermeiden. Darauf basierend erstellen wir Use Cases mit den entsprechenden Kapazitäten und wissen, wie wir die In-frastruktur in der Cloud halten müssen.

Ihr lotet die technologischen Komponenten ganz genau aus.

Definitiv. Es war uns immer wichtig, dass wir uns nichts verbauen und eine gute Grundlage schaffen, um dann anzudocken. Die Entscheidung für Microsoft Azure hatten wir schon gefällt. Wenn dann signifikante technologische Neuerungen, wie zum Beispiel Microsoft Fabric, aufkommen, haben wir mit euch einen Partner an der Seite, der uns strategisch und praktisch berät – und das notfalls auch kurzfristig.“

„Aber mit jedem Use Case, den wir umsetzen, und damit jemandem Arbeit abnehmen, wird unsere Strategie deutlicher werden.“

Welche Strahlkraft besitzt die Strategie im gesamten Unternehmen?

Besonders auf der Management-Ebene ist sie natürlich ein präsentes Thema. Da sie derzeit ansonsten sehr
technologisch geprägt ist, ist sie für die Fachbereiche weniger relevant. Aber mit jedem Use Case, den wir
umsetzen, und damit jemandem Arbeit abnehmen, wird unsere Strategie deutlicher werden. Denn der jeweilige Fachbereich nimmt dann positiv wahr, dass er Daten nicht mehr nur aufbereiten muss, sondern direkt interpretieren kann. Er wird somit proaktiv arbeiten, nicht reaktiv. Dann wird die Strategie für alle relevanter.

Wie habt ihr im Rahmen des Strategieprojekts die Fachbereiche einbezogen?

Wir haben Interviews mit den Führungskräften geführt und deren Anforderungen aufgenommen. Wir verfolgen eine Fülle von unterschiedlichen KPIs, anhand derer wir unser Geschäft betreiben. Hier war die Aufgabe, gemeinsam im Detail herauszufinden, welches Datenprodukt am Ende wirklich hilft, um diese zu erreichen.

Wie ging es dann weiter?

Im Anschluss an die Workshop-Phase hat taod einen Vorschlag ausgearbeitet, wie wir mit unseren Anforderungen und Fragestellungen unsere Strategie gestalten können. Nach einem gemeinsamen Deep Dive wurden uns von taod ganz viele Möglichkeiten aufgezeigt, und zwar konzernweit für alle Töchter und mit unterschiedlichen Versionen. Diese Unterstützung half uns, das Richtige zu finden. Dabei konnten wir immer intensiv mitarbeiten, es gab nicht nur einen Frontalvortrag über das Thema Strategie.

Am Ende hatten wir was in der Hand und wussten, wie wir starten, wenn der Use Case X kommt. Alles war konzeptionell vorgedacht und auch gleich praktisch anwendbar. Und: wir hatten die Unterstützung, das alles auf Management-Level zu abstrahieren. Das war sehr hilfreich.

Das freut uns! Wie weit seid ihr denn Stand jetzt mit euren Umsetzungsmaßnahmen?

Die Handlungsmaßnahmen aus dem Strategieprojekt sind alle umgesetzt. Wir haben eine Entwicklungsumgebung aufgebaut und nutzen sie auch schon aktiv. Wir leben bereits, was wir uns konzeptionell überlegt haben, und das macht natürlich Spaß. Neue Themen haben wir auch schon, aktuell zum Beispiel den Use Case, APIs anzubinden. Wir planen weitere Workshops mit taod, um unsere Bedürfnisse als Mittelständler weiter auszuformulieren. Dabei geht es direkt ans Eingemachte.

Wie meinst du das?
Die Abläufe sind super, wir arbeiten sehr eng und auf kurzem Weg zusammen. Fragen zwischendurch klären wir einfach schnell per Chat. Ich kann jederzeit unkompliziert auf ein Team im Hintergrund zurückgreifen, das ist toll.

Danke für dieses schöne Schlusswort, Julia!

Dieses Interview erschien in ähnlicher Form erstmalig in Ausgabe 01/24 von data! Alle Ausgaben und Artikel unseres halbjährlich erscheinenden Magazins findest du hier:‍

data! Magazin: Cloud Services, Data Analytics & AI | taod

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