Einfach analysieren, sicher verwalten

Datenanalyse für alle dank Managed Self-Service BI

Business Intelligence (BI) fördert eine datengetriebene Unternehmenskultur und ist daher unverzichtbarer Bestandteil einer modernen Organisation. Während sich einerseits die zentrale Steuerung durch eine Data-Analytics-Abteilung bewährt hat, steigt gleichzeitig die Nachfrage nach dezentralen, flexiblen Lösungen. Hier setzt der Ansatz Managed Self-Service BI an.

Die Art und Weise, wie Unternehmen BI in ihre bestehenden Strukturen integrieren, kann in der Praxis sehr unterschiedlich ausfallen und stellt viele, vor allem große, Organisationen vor Herausforderungen. Dabei kann das Thema Business Intelligence zentral von einer Data-Analytics-Abteilung bedient oder die Verantwortung in die einzelnen Fachabteilungen gegeben, also dezentral aufgehangen werden. Letzterer Ansatz wird häufig auch als Self-Service BI bezeichnet. Die Fachabteilungen werden dazu befähigt, ohne direkte Unterstützung durch die IT-Abteilung auf Unternehmensdaten zuzugreifen, diese zu analysieren und Berichte eigenständig zu erstellen.

Managed Self-Service BI kombiniert die Vorteile beider Prinzipien mit dem Ziel, eine optimale Balance zwischen der Autonomie und Befähigung der Fachabteilungen sowie der notwendigen Kontrolle durch die IT-Abteilung bei der Analyse von Unternehmensdaten zu schaffen.

Merkmale von Managed Self-Service BI‍

Managed Self-Service (MSS) BI kombiniert die Stärken des zentralisierten und dezentralisierten BI-Ansatzes. Er erlaubt den Fachabteilungen, mit flexiblen BI-Tools wie <a href="https://www.taod.de/tech-beratung/power-bi" data-webtrackingID="blog_content_link" >Power BI</a>, <a href="https://www.taod.de/tech-beratung/tableau" data-webtrackingID="blog_content_link" >Tableau</a> oder Qlik eigene Berichte und Analysen zu erstellen. Gleichzeitig bleibt eine zentrale IT-Abteilung verantwortlich für die Bereitstellung der zugrunde liegenden Datenmodelle, Datenqualität und Governance-Strukturen.

Die Rolle der IT und der Fachabteilungen‍

Bei MSS BI arbeiten IT-Abteilung und Fachabteilungen eng zusammen. Die IT stellt die Infrastruktur und die zentralen Datenmodelle bereit, die eine konsistente und sichere Datenbasis bieten. Die Fachabteilungen haben Zugang zu diesen Modellen und können mithilfe der BI-Tools eigenständig Analysen und Berichte erstellen. Ein Beispiel hierfür ist die Verwendung zentraler Datasets in Power BI, die von der IT-Abteilung gepflegt werden. Fachabteilungen können auf dieses Modell zugreifen und Dashboards oder Berichte erstellen, die ihren spezifischen Bedürfnissen entsprechen, ohne die Kontrolle über die Datenbasis zu verlieren.

Vorteile

Balance zwischen Flexibilität und Kontrolle
Fachabteilungen erhalten die Freiheit, Analysen eigenständig durchzuführen, während die IT-Abteilung zentrale Kontrolle über die Datenstruktur und -qualität beibehält.

Governance und Sicherheit
Durch die Bereitstellung zentraler Datenmodelle können Sicherheitsrichtlinien und Governance-Standards auch im Self-Service-Modell eingehalten werden.

Effizienzsteigerung
MSS BI reduziert die Abhängigkeit von der IT-Abteilung. Das führt zu schnelleren Entscheidungsprozessen, ohne dass die Qualität oder Sicherheit der Daten darunter leidet.
Managed Self-Service BI kombiniert die Stärken des zentralisierten und dezentralisierten BI-Ansatzes.

Managed Self-Service BI kombiniert die Stärken des zentralisierten und dezentralisierten BI-Ansatzes.

Herausforderungen

Datenqualität und Konsistenz sicherstellen
Da Fachabteilungen mehr Freiheiten in der Datenanalyse haben, muss die IT regelmäßig zentrale Datenmodelle pflegen und aktualisieren.

Klare Rollenverteilung
Eine erfolgreiche Implementierung von MSS BI erfordert klare Absprachen und eine deutliche Trennung der Verantwortlichkeiten zwischen der IT-Abteilung und den Fachabteilungen.

Schulung der Endbenutzer
Damit die Fachabteilungen BI-Tools effektiv nutzen können, ist eine umfassende Schulung erforderlich. Nutzer müssen die Funktionen der Tools verstehen und gleichzeitig die Grundlagen der Datenanalyse und -interpretation beherrschen.

Ein "Monitoring-Dashboard" versetzt die IT-Abteilung in die Lage, stets die Nutzung des BI-Tools zu überwachen.

In der Praxis: Effizienz durch Daten-Demokratisierung

‍Ein Beispiel aus der Praxis beschreibt, wie wir gemeinsam mit unserem Kunden den Grundstein für einen MSS-BI-Ansatz in der Organisation gelegt haben. Ziel unseres Kunden war es, den Fachabteilungen die Erstellung eigener Datenanalysen zu ermöglichen, die interne IT-Abteilung zu entlasten, und dabei auch die Data-Governance-Richtlinien einzuhalten. Die Implementierung besteht aus mehreren aufeinander abgestimmten Säulen, welche sowohl die technischen als auch die organisatorischen Aspekte berücksichtigen.

1. Technische Umsetzung
Die technische Umsetzung hängt generell stark von der Architektur und den eingesetzten Tools beim Kunden ab. Ein wichtiger Baustein ist die technische Abbildung des Berechtigungskonzepts, das für Datensicherheit sorgt und festlegt, wer auf welche Daten zugreifen darf. Zudem wurden den Fachabteilungen CI-konforme Vorlagen (Templates) bereitgestellt, die es den Teams ermöglichen, ihre Berichte und Analysen optisch einheitlich und professionell zu gestalten. Ein “Monitoring-Dashboard” versetzt die IT-Abteilung in die Lage, stets die Nutzung des BI-Tools zu überwachen. Dieses gibt Aufschluss über die Intensität sowie Art und Weise der Nutzung der Tools und Berichte.

2. Organisation und Struktur
Die Implementierung des MSS BI erfordert nicht nur die technische Umsetzung, sondern auch die Schaffung von organisatorischen Grundlagen. Hierbei ist die Einführung einer klaren Data Governance zentral. Es müssen Prozesse, Rollen und klare Zuständigkeiten definiert werden, die sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden verantwortungsvoll mit den zur Verfügung stehenden Daten umgehen und diese korrekt nutzen. Die Einrichtung einer Power BI Community innerhalb des Unternehmens kann den Austausch zwischen Mitarbeitenden sowie die kontinuierliche Verbesserung der Nutzung des BI-Tools anregen. Dies fördert eine Kultur des Wissensaustauschs und sorgt dafür, dass die BI-Tools nicht nur technisch implementiert, sondern wirklich in den Arbeitsalltag integriert werden.

3. Schulungen und Enablement
Neben der Einrichtung einer laufenden Austauschplattform ist es von zentraler Bedeutung, die Mitarbeitenden der Fachabteilungen initial in der korrekten Nutzung des BI-Tools zu befähigen. Hierfür haben wir mit unserem Kunden individuelle Schulungen konzipiert, in denen den Mitarbeitenden, je nach Rolle und Anforderung, die Grundlagen, aber auch fortgeschrittene Inhalte vermittelt werden. Gleichzeitig wird das bereits vorhandene Skill-Level der Mitarbeitenden ermittelt und mit den Anforderungen abgeglichen. So stellen wir sicher, dass jeder genau die Unterstützung bekommt, die er braucht. Erst nach erfolgreichem Abschluss der internen Schulung im BI-Tool wird dem Mitarbeitenden eine Lizenz zugewiesen, um für eine bewusste Nutzung der Technologie zu sorgen.

4. Monitoring und Skalierung
Während die Nutzung der BI-Tools kontinuierlich erweitert wird, optimieren wir fortlaufend das Monitoring, um zu sehen, wie gut die Tools über die Zeit hinweg in den verschiedenen Abteilungen angenommen werden. Die Einführung des neuen Ansatzes wurde zunächst innerhalb einer Pilotphase mit ausgesuchten Abteilungen getestet. Während dieser Pilotphase konnte das Konzept unter realen Bedingungen überprüft und eventuelle Anpassungen vorgenommen werden, bevor dieses im gesamten Unternehmen ausgerollt wurde. Im Rahmen des MSS BI-Ansatzes haben wir gemeinsam mit unserem Kunden eine Lösung geschaffen, die datenbasierte Entscheidungen im gesamten Unternehmen nachhaltig unterstützt. Damit steht dieses Projekt im Zeichen der digitalen Transformation, indem es den Mitarbeitenden mehr Autonomie und Effizienz im Umgang mit Daten ermöglicht.

Dieses Interview erschien erstmalig in unserem Magazin data! Ausgabe 02/24. <a href="https://www.taod.de/data-magazin" data-webtrackingID="blog_content_link" >Jetzt kostenlos lesen!</a>

‍