RPA als Einstieg in die Digitalisierung

RPA als Einstieg in die Digitalisierung
Daten und Kontext
Kategorien
Data Management
Schlagworte
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Autor
Laura Schumacher
Lesedauer
3 Minuten

Prozessautomatisierung für Einsteigende

In einem früheren Artikel schilderten wir, wie Unternehmen Hand in Hand mit digitalen Kollegen die Automatisierung von bestimmten Prozessen bewältigen können. Wir haben daraufhin von einigen Lesern das Feedback erhalten, dass RPA sicher ein spannendes Thema sei, aber der Einsatz für den eigenen Betrieb unrealistisch erscheint. Und das nicht etwa, weil der Bedarf für Prozessautomatisierung kaum vorhanden wäre, sondern weil Robotic Process Automation für viele ein nicht greifbares und komplexes Thema ist. Bringen wir also helleres Licht in die Black Box.

Robotic Process Automation mag in manchen Ohren noch recht futuristisch klingen, wird in der Realität aber schon längst ganz selbstverständlich in unterschiedlichen Bereichen integriert.

Ersetzen wir das Wort “Robotic” durch “Tool”, wirkt das Thema gleich nahbarer. RPA ist nichts anderes als die durch ein Tool gestützte Automatisierung von Prozessen und somit die automatisierte Bearbeitung von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen. Durch den Einsatz von Software Bots, welche genau wie Menschen mit anderen Softwaresystemen interagieren können, werden insbesondere repetitive, zeitintensive oder fehleranfällige zuvor manuell ausgeführte Tätigkeiten übernommen.

Warum sollten Unternehmen RPA einsetzen?

Robotic Process Automation (RPA) dient als einfacher Einstieg und gute Basis für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, da sich die Investition in den Einsatz von Software Bots bereits zeitnah bezahlt macht. RPA kann vielfältig und branchenunabhängig eingesetzt werden und zur deutlichen Steigerung der Effektivität führen. Insbesondere strukturierte und standardisierte Prozesse können ohne großen Aufwand zuverlässig automatisiert werden, von der Unterstützung des Kundenservice durch die Bearbeitung von Kundenanfragen, über die Entlastung der Controlling-Abteilung durch eine sichere Datenerfassung bis hin zur vollständigen Datenübertragung und Datenüberprüfung in der Lohnbuchhaltung.

Beim Einsatz von RPA wird zwischen voll- und teilautomatisierten Lösungen unterschieden. Während bei der Vollautomatisierung von Prozessen vollständige Aufgaben, wie zum Beispiel das Sammeln, Sortieren und Analysieren von großen Datenmengen, eigenständig von Software Bots durch festgelegte Trigger angestoßen und die Interaktion von menschlichen Mitarbeitern nachgeahmt werden, zielt die Teilautomatisierung auf eine Zusammenarbeit von Mensch und Roboter, oder Tool, ab. Dabei übernimmt der Roboter vorher definierte, standardisierte Schritte, die durch bestimmte Aktionen oder Befehle ausgelöst werden, die der Mitarbeitende während des Arbeitsablaufs ausführt. RPA ergänzt und entlastet einzelne Mitarbeitende oder sogar ganze Abteilungen, so dass diese sich ab sofort um komplexere und umsatzbringende Aufgaben kümmern können.

Beim Einsatz von RPA ist im Gegensatz zu anderen Digitalisierungs- und Automatisierungsinitiativen keine Änderung an bestehenden IT-Systemen und Anwendungen notwendig. Demnach ist eine schnelle Implementierung und einfache Anpassung möglich, um Zeit und Betriebskosten einzusparen. Um das volle Potenzial aus RPA auszuschöpfen und eine solide Grundlage für weitere Digitalisierungsprojekte im Unternehmen zu schaffen, sollten einige Punkte berücksichtigt werden:

1. Geeignete Anwendungsfälle wählen

Eine fundierte Auswahl der Anwendungsfälle ist wichtig. Dafür sollte klar sein, was die Möglichkeiten und Grenzen von RPA sind, um klare Prozesskriterien festzulegen. Anhand dessen können bestehende Prozesse dann hinsichtlich ihrer Komplexität und geschäftlichen Auswirkungen bewertet und priorisiert werden.

2. Zuverlässige Daten

Bevor Gedanken an die Digitalisierung oder Automatisierung von Prozessen gerichtet werden, sollten Unternehmen einen Blick auf ihre Datengrundlage legen und sicherstellen, dass diese zuverlässig zur richtigen Zeit mit der gewünschten Qualität am richtigen Ort sind.

3. Transparente Kommunikation

Die Einführung von Automatisierungsinitiativen bringt eine Menge Veränderungen mit sich und führt daher bei Mitarbeitenden manchmal zur Skepsis. Das Einbinden von Mitarbeitenden, deren Arbeitsabläufe optimiert werden, sowie eine klare Kommunikation von Beginn an, können etwaige Sorgen schnell vertreiben. Software Bots sollen Mitarbeitende nicht ersetzen, sondern entlasten sowie für anderweitige und viel wichtigere Tätigkeiten freisetzen.

4. Kombination von Technologien

Nicht nur die Automatisierung einzelner Aufgaben ist wichtig, sondern ebenso die Erarbeitung einer umfassenden Strategie. RPA kann nicht als die eine Lösung betrachtet werden, die, einmal etabliert, das Unternehmen in eine neue digitale Zukunft katapultiert. Robotic Process Automation ist der Beginn für die Digitalisierung von Prozessen und ein Element der sogenannten Hyperautomatisierung. Der kombinierte Einsatz sich ergänzender Technologien macht Sinn, um maximale Potenziale ausschöpfen zu können und für weitere Prozessveränderungen gut aufgestellt zu sein.

Automatisierung als Einstieg in die Digitalisierung

Zukunftsfähige Unternehmen brauchen RPA, meistens sogar dringend. Der Einsatz geeigneter Software unterstützt nicht nur den digitalen Wandel, er löst vor allem konkrete Herausforderungen. Die Automatisierung von repetitiven, stupiden und fehleranfälligen Teilprozessen ist der erste Schritt hin zu vollständig digitalisierten Geschäftsprozessen. Der Einstieg in das Thema Robotic Process Automation ist unkompliziert. Wer sich Gedanken über die Umsetzbarkeit macht und unsicher hinsichtlich möglicher Technologien ist, oder vielleicht noch gar nicht im Detail über die strategischen Rahmenbedingungen nachgedacht hat, dem sei versichert: RPA ist ein erster und einfacher Schritt, langwierige Routinevorgänge gewinnbringend zu beschleunigen.

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